Thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý những gì ? - ketoanvina.vn

 

Thay đổi địa chỉ công ty không phải là nhu cầu xa lạ đối với các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhất là trong tình hình kinh tế nhiều biến động như hiện nay. Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, địa điểm đặt trụ sở chính cùng hoặc khác quận, huyện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục và thông báo với cơ quan chức năng về những thay đổi này để tránh bị xử phạt. Hãy cùng ketoanvina.net tìm hiểu qua bài viết dưới đây để có thêm thông tin chính xác về thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh nhé!

Thay đổi địa chỉ công ty là gì?

Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư để ghi địa chỉ mới của công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. địa chỉ với cơ quan thuế trước khi thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thay đổi dấu công ty và thay đổi hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác.

Các trường hợp thay đổi địa chỉ công ty

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty bao gồm 03 trường hợp:

-Trường hợp thứ nhất: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

-Trường hợp thứ hai: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện, thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

-Trường hợp thứ ba: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

 

Lưu ý: Đối với từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần lưu ý vì thủ tục và độ phức tạp của hồ sơ là khác nhau.

Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý những vấn đề gì?

Thông tin địa chỉ trụ sở công ty có quan trọng không?

Thông tin về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp ghi trong hồ sơ của doanh nghiệp bao gồm: Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin tiếp nhận thông báo thuế trên Hệ thống thông tin doanh nghiệp, thông tin trên hóa đơn đỏ của công ty, thông tin quận huyện trên mẫu dấu của doanh nghiệp thể hiện thông tin về các loại giấy phép con do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp. Như vậy, địa chỉ đặt trụ sở công ty sẽ quyết định các vấn đề sau:

-Xác lập quyền quản lý doanh nghiệp đối với Chi cục Thuế, Chi cục Quản lý thị trường và các cơ quan nhà nước trực tiếp quản lý địa bàn nơi công ty đặt trụ sở chính.

-Là địa điểm ghi trong hợp đồng đã ký kết và các công văn, giấy tờ gửi cho bên thứ 3.

-Là địa chỉ tiếp nhận phản hồi từ bên thứ 3, cơ quan chính phủ, khách hàng nếu doanh nghiệp không đăng ký địa chỉ khác cho các chức năng chuyên biệt này.

 

Vì vậy, khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, bạn cần chú ý đến việc cần cập nhật các giấy tờ liên quan của doanh nghiệp.

 

Điều kiện lựa chọn địa chỉ đặt trụ sở công ty?

Địa chỉ trụ sở chính của công ty được coi là hợp pháp khi doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu sau:

-Hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế. Đây cũng là thủ tục cần làm ngay khi chuyển trụ sở công ty sang địa chỉ khác.

-Có đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp như: hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà, hợp đồng mua bán nhà đất,...

-Thực hiện đúng quy định về treo biển công ty và các quy định khác về quảng cáo.

-Địa chỉ phù hợp với nội dung hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tiêu chí này rất quan trọng đối với các công ty có chức năng giáo dục như trung tâm ngoại ngữ, tư vấn du học bởi quy trình cấp phép tại Sở giáo dục luôn yêu cầu doanh nghiệp phải có xác nhận của UBND phường, xã về địa chỉ thống nhất với quy hoạch giáo dục của địa phương.

-Hay những công ty sản xuất, gia công hàng hóa thì tất nhiên không thể đặt trụ sở chính tại một tòa nhà văn phòng.

 

Thay đổi địa chỉ công ty có phải hủy dấu công ty cũ không?

Con dấu công ty hiện nay đóng một vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp chưa hoàn thiện hệ thống kế toán. Vì vậy, doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến việc có được hủy bỏ trụ sở công ty khi thay đổi trụ sở chính hay không? Để trả lời câu hỏi này phải căn cứ vào hiện trạng con dấu của doanh nghiệp, cụ thể:

-Những công ty sử dụng con dấu do công an cấp trước ngày 01/07/2015 hoặc công ty khắc dấu theo mẫu cũ thì trên con dấu sẽ có thông tin về quận, huyện. Nếu vậy khi thay đổi địa chỉ sang quận, huyện khác sẽ phải đổi con dấu doanh nghiệp.

-Doanh nghiệp khắc dấu theo quy định mới không có thông tin quận, huyện trên con dấu chỉ phải đổi dấu khi đăng ký chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cần những gì?

Theo ketoanvina.net, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính sẽ yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị những giấy tờ sau:
-Biên bản họp, quyết định của công ty về việc thay đổi địa chỉ.
-Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

-Hoàn tất các thủ tục nộp thuế trước khi thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi chuyển sang quận khác.

 

Nhìn vào danh mục hồ sơ, giấy tờ có thể thấy việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận khá đơn giản, chỉ gặp khó khăn khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty khác quận. Các vấn đề phổ biến bao gồm:

-Vướng mắc do không lập được hóa đơn trong suốt quá trình từ khóa hóa đơn đã sử dụng đến khi làm thủ tục chuyển trụ sở doanh nghiệp dẫn đến đảo lộn hoạt động kinh doanh;

-Vấn đề không nắm rõ điều kiện nhà đất dùng làm trụ sở kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp 2020 dẫn đến đã nộp xong thuế nhưng chưa làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh,...

Quy trình thay đổi địa chỉ công ty theo quy định hiện nay

Quy trình thay đổi địa chỉ công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau:

 

Bước 1: Quyết toán thuế khi chuyển địa chỉ công ty sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác

Ở bước này, đối với công ty thay đổi địa chỉ từ huyện, tỉnh khác sẽ phải gửi Thông báo theo mẫu số 08 đến cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp để làm thủ tục “trả” huyện/tỉnh cũ Thuế. và xin công văn chuyển đến quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.

 

Thủ tục này thường mất khoảng 5-10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ.

 

Lưu ý: Đối với những công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận thì không phải thực hiện thủ tục này.

 

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Sau khi hoàn thành việc nộp thuế của quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế chuyển đến địa chỉ mới, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành đăng ký thay đổi đăng ký kinh doanh có nội dung thay đổi địa chỉ.

 

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở công ty đến Phòng Đăng ký kinh doanh

 

Hồ sơ sẽ được nộp trực tuyến, sau khi hồ sơ được chấp nhận là hợp lệ sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ bản giấy cho cơ quan đăng ký.

 

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, Phòng đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi thỏa thuận và cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi địa chỉ công ty.

 

Bước 5: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi địa chỉ mới của công ty

Nếu hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ, doanh nghiệp nộp hồ sơ bản giấy đến Sở Kế hoạch và Đầu tư để nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty như thế nào?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Nghị định 83/2013/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 40 Nghị định 78/2015/NĐ-CP thì trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty có nghĩa vụ: cơ quan thuế. Cụ thể, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp tất cả các khoản thuế còn nợ. Đồng thời, đề nghị cơ quan thuế hoàn trả số thuế nộp thừa, số thuế giá trị gia tăng chưa khấu trừ hết...

 

Nếu bạn thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì cơ quan thuế không thay đổi. Nhưng nếu ngược lại, doanh nghiệp thay đổi địa chỉ sang tỉnh, thành phố khác sẽ dẫn đến cơ quan thuế thay đổi. Lúc này, doanh nghiệp ngoài các nghĩa vụ nêu trên còn phải lập hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế gửi cơ quan thuế nơi chuyển đến và nơi chuyển đến.

Thay đổi địa chỉ công ty thông báo có sao không ?

Đây là trường hợp rất nghiêm trọng, bởi khi công ty thay đổi địa chỉ không báo trước sẽ đẩy đơn vị bạn đối mặt với 2 hình phạt:

- Thứ nhất là không hoạt động tại địa chỉ trụ sở chính;

- Thứ hai là hoạt động tại địa điểm không có đăng ký kinh doanh.

 

Lỗi không hoạt động tại địa chỉ trụ sở

Doanh nghiệp bị cơ quan thuế treo mã số thuế, sau đó không lập hóa đơn, kê khai thuế, đóng mã số thuế thì coi như chưa hoàn thành thủ tục giải thể. Trạng thái lơ lửng này nếu để lâu sẽ phát sinh rất nhiều khoản phạt về thuế kèm theo.

 

Lỗi hoạt động tại vị trí chưa đăng ký

 

Lỗi này sẽ bị xử phạt hành chính 5.000.000 đồng và nhiều hình phạt bổ sung. Nếu doanh nghiệp kinh doanh lưu trữ hàng hóa, máy móc tại địa chỉ không đăng ký này sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi bị cơ quan nhà nước phát hiện.

 

Một vài câu hỏi thường gặp liên quan thay đổi địa chỉ công ty

Ngoài địa chỉ doanh nghiệp, doanh nghiệp có được thay đổi nội dung khác không?

Doanh nghiệp có thể thay đổi nhiều nội dung đăng ký kinh doanh kèm theo hồ sơ thay đổi địa chỉ như thay đổi tên công ty, thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi ngành nghề kinh doanh, thay đổi thành viên góp vốn. 

Làm gì sau khi thay đổi địa chỉ công ty?

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

-Về xử lý hóa đơn, tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn tại địa chỉ cũ hay ngừng sử dụng mà cách thức xử lý sẽ khác nhau;

-Thiết kế lại biển hiệu với địa chỉ mới vừa thay đổi và đặt tại trụ sở công ty;

-Thông báo cho ngân hàng, khách hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm xã hội… về việc thay đổi địa chỉ công ty…

 

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần từ Quận/Huyện khác?

Để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cổ phần khác quận thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi cơ quan thuế vì khi chuyển địa chỉ sang quận khác cơ quan thuế sẽ thay đổi. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và thay đổi cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới và thực hiện các thủ tục pháp lý khác.

Lời kết

Với ketoanvina.net  mọi vấn đề của doanh nghiệp đều được luật sư lường trước và tư vấn cho bạn những việc cần làm, cách thức thực hiện để việc thay đổi địa chỉ công ty không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

 

THÔNG TIN LIÊN HỆ: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN VINA MST: 0317519997 Địa chỉ: Tầng 2, số 81 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao, Quận 1, TPHCM Hotline: 0788 555 247  –  0786 555 247 Email: info@ketoanvina.net Website: ketoanvina.net